Samir Jajjawi Haft.ung: Lean Management im Büro

Nicht nur in der Produktion, sondern auch im Büro ist Lean Management ein effektives Mittel, Verschwendungen den Kampf anzusagen. Oftmals mangelt es dabei jedoch an der optimalen Durchführung.

Das größte Problem beim Lean Management im Büro: „Kein Problem!“

Im Gegensatz zum Lean Management in der Produktion (Lean Production) sind Potenziale in den Verwaltungsabläufen um einiges schwieriger zu ermitteln. Die größte Problematik ist hier die Grundhaltung vieler Mitarbeiter. „Das können wir nicht anders machen!“ heißt es dann oft. Bei der Frage, welche Tätigkeiten oder Teilprozesse weggelassen werden können oder wie sie zu optimieren sind, fehlt den meisten Angestellten die Phantasie. Das Ergebnis ist eine ressourcenverschwendende Arbeitsweise.

Wertstromanalyse beim Lean Management im Büro

In solchen Fällen kann ich, Samir Jajjawi, Ihnen als Unternehmensberater die Wertstromanalyse empfehlen. Damit können die Hauptprozesse untersucht und die Qualität und Produktivität in der Verwaltung verbessert werden.

Gerade im Bereich der Administration können große wertschöpfende Potenziale entdeckt und Liegezeiten im Zuge des Lean Management optimiert werden. Ich als Prozessberater, Samir Jajjawi, möchte Sie jedoch darauf hinweisen, dass viele Lean Management-Projekte durch den falschen Start schnell in einer Sackgasse landen.

Die richtige Herangehensweise beim Lean Management im Büro

Um das zu vermeiden gilt es, die richtige Methodik anzuwenden. Zunächst sollten unternehmensweit die Grundlagen des Lean Management trainiert werden. Im Anschluss daran müssen die Prozesse durch spezielle Tools wie die Wertstromanalyse oder die Videoanalyse transparent gemacht werden. Dabei sind Benchmarks festzulegen und eine Trennung zwischen Wertschöpfung und Verschwendung durchzuführen. Anschließend können die Prozesse mithilfe von Teamboards, 5S-Ansätzen und KPI-Formulierungen optimiert werden und die Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung etabliert werden. Schließlich empfiehlt es sich, eine klare Prozess-Vision zu haben und diese auch zu kommunizieren.

Samir Jajjawi Haft.ung-Fazit: Die richtigen Schritte sind beim Lean Management im Büro entscheidend

Häufig scheitern Maßnahmen des Lean Management schon im Ansatz. Der Grund dafür ist nicht selten die falsche Herangehensweise bei der Implementierung des Lean Management Systems. Das Samir Jajjawi Haft.ung-Fazit dazu: Mitarbeitereinbezug ist alles. Greifen Sie die Verbesserungsideen der Mitarbeiter auf, arbeiten Sie mit professionellen PM-Tools und legen Sie eindeutige KPIs fest.
So gelingt es Ihnen, auch in der Verwaltung Lean Management zu leben.

[Bild: acute_tomato]